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Autor: Arthur
Robin,
Ph.D
Bill
invitó a su esposa a acompañarlo a la comida, solo para
descubrir, después de que su esposa lo esperaba en el
restaurant, que tenía una
junta con su jefe. Sandra estuvo despierta trabajando por
dos noches seguidas terminando un reporte de ventas que le
habían pedido tres meses antes, y llegó tarde a la junta.
Peter anduvo haciendo diversas
cosas durante el día, sintiendo que no terminaba nada.
Ellos son tres
aultos con TDAH que
experimentan problemas significativos con la
administración del tiempo. Los síntomas principales del
TDAH (falta de atención e impulsividad) predisponen a los
adultos con TDAH a tener dificultades en la planeación,
organización y administración del tiempo. Para los adultos
más ocupados que no tienen TDAH, un elemento clave en la
efectiva administración del tiempo es utilizar una agenda.
Muchos de ustedes, al estar leyendo esto, pueden
lamentarse: “He tenido cientos de agendas, calendarios,
etc. Y nunca puedo organizarme para usarlas, nunca las
encuentro”. Esto quizás se deba a que estás utilizando la
agenda de una manera equivocada, a la mejor estás anotando
más cosas de las que puedes realizar.
Olvídate de
esas fallas en el pasado. Sácalas de tu mente. Te voy a
dar un enfoque simple, paso por paso, para la utilización
exitosa de un planeador diario o agenda, y que te hagas
cargo del tiempo en lugar de que el tiempo pase sobre de
ti. La clave de este enfoque es dar un paso a la vez.
Continúas con ese paso por una o dos semanas hasta que te
sientas cómodo con él. Cuando hayas dominado cada paso,
tomarás el siguiente. Puedes hacer una lista de premios o
privilegios con los cuales te premiarás a ti mismo por
cada pequeño éxito. El premio puede ser una actividad
especial o comprarte algo. Después de que hayas llevado a
cabo cada paso de este programa por una semana, escoge
alguna actividad de tu lista y premia tu esfuerzo.
Si te das
cuenta que es muy difícil cumplir con estos pasos, pide a
tu cónyuge o algún amigo que te ayude. Si esto no es
suficiente, busca la ayuda de un
coach o un terapeuta, que puedan ayudarte a
confeccionar este tipo de programa para tu situación
específica.
1.
Selecciona una agenda compatible.
Como mínimo, una
agenda es un instrumento que debe incluir un calendario,
espacio para escribir tus listas de “cosas por hacer”, y
un espacio para escribir números telefónicos, direcciones,
y alguna otra información básica de identificación y
referencia. Puede ser un modelo de “lápiz y papel” como
los planeadores marca Franklin. O puede ser algo más
sofisticado, como una agenda electrónica tipo las
Palm
Pilot, o puedeser un
software de administración del tiempo en una computadora
de escritorio o portátil. Los organizadores electrónicos
tienen muchas ventajas: son compactos, te proveen de
alarmas que sirven de recordatorios, y pueden guardar y
organizar más información más eficientemente que las
agendas de papel; adicionalmente, es más fácil llevar la
información contigo e intercambiar información entre las
computadoras de la oficina y la casa. Si eres una persona
que le gusta utilizar este tipo de instrumentos y aprende
la tecnología fácilmente, escoge una agenda electrónica.
Si no tienes esta orientación a la tecnología, escoge una
agenda de papel. Ve a una tienda donde venden artículos de
oficina, y revisa cuidadosamente cada una para escoger
aquella con la que te sientas más cómodo. Tienen
diferentes tamaños, colores, formas, diferentes tipos de
planeadores diarios, semanales, mensuales. Inspecciona con
cuidado los diferentes tipos de páginas. ¿agendas
reuniones cada hora, o cada media hora? Entonces necesitas
una visión clara de cada día. ¿Haces listas de pendientes,
pero no agendas muchas reuniones? Quizás necesites una
vista semanal, con mucho espacio para tus listas.
2.
Encuentra un lugar accesible para guardar tu agenda.
Después
de seleccionar tu agenda, el siguiente paso es mantenerla
en un mismo lugar en casa y en el trabajo, para que
siempre sepas donde encontrarla. El lugar que escojas,
debe ser visible desde la distancia, incluso en un cuarto
desordenado o en un escritorio lleno de papeles. Los
lugares que recomiendo son: al lado del teléfono, en una
mesa cerca dela puerta de
salida, sobre el escritorio, junto a la computadora. Si la
agenda tiene una correa, quizás la puedas colgar en un
gancho al lado de la puerta, o donde cuelgas las llaves.
Carga siempre con tu agenda de la casa al trabajo y de
regreso, y practica el mantenerla en los lugares que
designaste por una semana.
3.
Escribe la información básica en tu agenda.
Ahora estás listo
para introducir la información básica en tu agenda. Reúne
los nombres, direcciones y teléfonos de las personas con
quienes más te comunicas. Escribe los nombres en la
agenda, en la sección alfabética. Considera qué
información vital te puede ser útil como números de
pólizas de seguros, contraseñas de tu computadora, números
de serie de equipos, cumpleaños y aniversarios, y escribe
esta información.
4.
Carga tu agenda todo el tiempo.
Ahora
que tienes información en tu agenda, debes acostumbrarte a
llevarla contigo todo el tiempo. Muchos de mis pacientes
me dicen que traen su agenda consigo todo el tiempo, pero
que olvidan la gran idea que tuvieron cuando estaban
comprando algo. Todo el tiempo, significa que nunca la
dejarás en el coche para ir a la tienda, o que la dejarás
en el escritorio mientras vas a una junta. Trabaja una
semana, en esta cuestión de llevar contigo la agenda
todo el tiempo.
5.
Consulta tu agenda con regularidad.
Muchos
adultos con TDAH escriben cosas en sus agendas, y luego no
consultan lo que escribieron, dejando todo a su memoria,
con consecuencias desastrosas. Antes de utilizar tu agenda
como un calendario o “listas de pendientes”, necesitas
desarrollar el hábito de revisarla con regularidad. Debes
comenzar por checar tu agenda
un mínimo de tres veces al día- en la mañana, para revisar
los eventos que tienes pendientes, al mediodía, para
realizar cualquier corrección que haya habido en el
transcurso del día y refrescar tu memoria de los eventos
que aún te quedan pendientes, y por la noche, para revisar
los eventos del día siguiente. ¿Qué puedes hacer para
acordarte de revisar tu agenda? Primero, tienes que tener
un reloj de pulsera con alarma, o alarmas en tu agenda
electrónica, que te avisen en intervalos regulares cuándo
debes revisar tu agenda. Segundo, puedes asociar el
revisar tu agenda con actividades habituales que siempre
realices a las mismas horas, por ejemplo, las comidas,
vestirte en la mañana, o estar listo para acostarte en la
noche. Al llegar o antes de salir de la oficina, etc.
Tercero, puedes dejarte notas que te recuerden revisar la
agenda en lugares estratégicos, tales como el escritorio
en la oficina, el espejo del baño, algún pizarrón en tu
casa. Debes realizar este paso al menos una semana, antes
de continuar con el siguiente.
6.
Utiliza tu agenda como calendario.
Ahora estás listo
para utilizar tu agenda como un calendario. Haz una lista
en papel de todas las citas que tengas
agendadas para el futuro.
Después, escribe estas citas en los días y horas que
correspondan en la agenda. Revisa las citas
agendadas cada vez que revises
tu agenda (3 veces al día). Trae contigo la agenda todo el
tiempo, para que anotes cada cita en cuanto la realices.
Usa así tu agenda durante toda la semana.
7.
Elabora tu lista de pendientes y chécala
varias veces. Las listas de
pendientes, son listas de cosas que necesitas realizar.
Primero debes tener éxito en utilizar tu agenda para las
citas, antes de empezar a usarla como “lista de
pendientes”. Muchas agendas tienen un espacio para
las listas de pendientes junto al calendario de cada día.
En la primera revisión de tu agenda en la mañana, haz una
lista de todas las cosas que necesitas realizar en el día.
Haz una lista corta, de 5 a 8 cosas, para que puedas
sentir el éxito de haber realizado todo lo que anotaste.
Escribe las cosas de manera que seas claro y específico
con lo que necesitas hacer. Por ejemplo, “comprar flores
para mi esposa”, es más claro que poner solamente
“portarme bien con mi esposa”. Examina la lista y decide
cuánto tiempo designarás a cada trabajo durante el día.
Escribe esto en los tiempos designados. Trata de realizar
todo conforme lo agendaste, en
el tiempo y con la duración que designaste. Consulta tu
lista varias veces a través del día, y marca cada tarea
completada al realizar la revisión. Al final del día,
revisa el porcentaje de cosas de la lista que realizaste,
analiza las razones por las cuales no pudiste realizar
alguna de las tareas. Si te faltaron unas cuantas cosas
por terminar, muévelas para el día siguiente. Sin embargo,
si tienes demasiadas cosas sin terminar, necesitas
considerar si estás siendo realista con las expectativas
de qué tanto puedes hacer en un día. Tendrás que revisar
estas expectativas y buscar alguna otra manera de hacer tu
lista de manera que completes más tareas. (delegar,
eliminar, etc).
8.
Establece prioridades para tu lista de pendientes.
Ahora
estás
listo para
priorizar
las cosas en
tu lista
de pendientes.
Hay muchas maneras para hacerlo.
Puedes
numerar
todas las
cosas en
orden descendiente de
acuerdo a la
prioridad.
Alternativamente, puedes clasificar la lista en tres
categorías: “Esencial” “Importante”, y “Hacerla sólo si me
sobra tiempo”. Escoge el método que se adapte mejor a tu
estilo. Lo importante es que empieces a darle prioridad a
las cosas. Conforme va transcurriendo el día, ve
realizando las cosas en el orden de prioridad. Si eres
como la mayoría de los adultos con TDAH, con frecuencia
estarás tentado a ignorar tus propias prioridades.
Para evitar esto, te paso algunas sugerencias: asegúrate
de que estás tomando la dosis suficiente de medicamento
durante el día. Pon alarmas en tu reloj, o en tu agenda
electrónica, o en tu computadora de escritorio, o utiliza
alguna alarma que suene a intervalos regulares como una
señal para recordarte el estar siguiendo las prioridades.
Utiliza tu voz interna para evitar distracciones.
Entrénate a ti mismo para repetir recordatorios tales como
“me mantendré concentrado” “tengo que seguir mis
prioridades” “no cambies de tarea ahora, hasta que la
hayas terminado”.
9.
Realiza una sesión diaria de planeación.
Cuando hayas cumplido con los primeros ocho pasos, podrás
realizar sesiones de planeación cuando relices tu lista de
pendientes y le asignes prioridades. Este es un tiempo que
dedicas especialmente para formalizar este proceso. Tu
meta al hacerlo, es poder realizar una lista de las
actividades que realizarás al día siguiente y desarrollar
un plan de ataque para realizarlas. Además de la lista de
prioridades y la revision de
las citas agendadas, en la
sesión de planeación deberás incluir los tiempos exactos
que necesitas para que cada tarea sea realizada. ¿Qué
materials vas a necesitar? ¿A
quiénes vas a consultar? ¿Qué obstáculos puedes enfrentar?
¿Cómo puedes superar esos obstáculos? Deberás hacerte
estas preguntas al tiempo que priorizas la lista de
pendientes. Al terminar la sesión de planeación,
tendrás un mapa mental que te guiará en el cumplimiento de
las tareas de tu lista. Cuando hayas llegado a esta parte
del programa, felicítate. Habrás logrado dominar los pasos
básicos para utilizar la agenda para mejorar tu manejo del
tiempo. Continúa con los siguientes pasos. Conforme vayas
logrando hacer el hábito, podrás considerar el intentar
dominar el último paso, el cual brinca la brecha entre la
planeación a corto plazo y la de largo plazo, pero
entendiendo que esto es un reto mayor y que puede requerir
la asistencia de un coach o un
terapeuta.
10.
Genera una lista de metas a largo plazo, divídelas en tareas más
cortas, y ve poniendo estas tareas en forma mensual y
semanal en tus sesiones de planeación.
Primero, genera una lista de las metas a largo plazo.
Estas son las que te llevarán algunos meses o incluso años
para lograr. Luego, toma una de estas metas, y pártela en
pedacitos, de manera que puedas asignar una pequeña
sub-meta para cada mes del
año. Al principio del mes, deberás realizar una sesión de
planeación mensual, durante la cual decides cómo llegar a
esa submeta en el transcurso
del mes. Puedes asignar varias tareas cada semana. Y al
principio de cada semana, efectuarás una sesión de
planeación semanal, durante la cual decides cómo asignar
aspectos de tu meta semanal en la lista diaria de
pendientes. Durante cada sesión de planeación diaria,
planearás los detalles para cada una de las tareas, para
que la puedas cumplir durante el día. Por ejemplo, uno de
mis pacientes adultos con TDAH tiene una meta a largo
plazo, escribir un libro histórico. Actualmente, él tiene
mucho material en el cual basará su escrito. Dividimos
esta meta en las siguientes submetas
para la cual asignamos tentativamente varios meses del
año: 1.- Enero, delinear el libro, especificando los 10
capítulos y los tópicos. 2.- Febrero a Noviembre.-
Escribir el primer borrador de cada capítulo durante el
mes. 3.- Diciembre.- Revisar todos los capítulos y
preparar el libro para enviarlo al publicista al final del
año. Al comenzar el mes de enero, fuimos dividiendo las
tareas para delinear pequeñas porciones a realizar durante
cada semana; al principio de cada semana, el paciente
decide las tareas específicas en las que va a trabajar en
su lista de actividades diarias. Y
continua de esta forma como recordatorio durante
todo el año.
Conclución
Entiendo lo fácil que es para mí darte sugerencias en este
artículo, y lo difícil que es para ti llevarlas a cabo.
Por ello, insisto en que un paso importante es que
necesitas pensar en una lista de recompensas importantes,
para irte premiando de manera regular en cuanto cumples
con uno de los pasos hacia llegar a tu planeación a largo
plazo. Haz una lista de amigos y parientes que pueden
elogiarte cada vez que cumples con uno de los pasos.
Necesitarás pensar en una forma de animarte en cada paso
para cambiar tu particular forma de dejar las cosas para
después. Si experimentas alguna dificultad con estos
consejos, no te rindas. Recuerda que te llevas toda una
vida con el TDAH que te ha llevado al punto en el que te
encuentras ahora; será un periodo más corto para que
sientas los cambios significativos.
Referencias
Covey, S. (1990). Los siete
hábitos de la gente altamente efectiva.
New York: Simon and
Schuster.
Publicado en
Attention
Magazine, Traducción voluntaria de Roxana
Alanís Villalón para AMDAHTA
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