IDEAS PARA ORGANIZARTE MEJOR

1. DETERMINA TUS METAS
Antes de iniciar algo, determina la meta. Si no sabes a dónde quieres llegar, ¿cómo vas a saber que llegaste? Establece varias metas pequeñas y recompénsate conforme las vayas logrando

2. MANTEN TU ESCRITORIO LIMPIO

Un escritorio limpio de revoltijos quita las distracciones innecesarias y te ayuda a mantener tu mente en las tareas que necesitan atención inmediata. En tu escritorio deben estar solo las cosas relacionadas a los proyectos en los que estás trabajando.
 
3. NO CONFÍES EN TU MEMORIA

Corres el riesgo de olvidar cosas importantes. La mejor forma de no olvidar una cita, una fecha límite, un evento, es escribirlo todo en una agenda.

4. CONSOLIDA ACTIVIDADES SIMILARES
En lugar de empezar y parar en diferentes niveles de actividad, ahorrarás tiempo si planeas tu día juntando actividades similares para realizarlas secuencialmente: hacer todas las llamadas telefónicas pendientes, corregir documentos, escribir e-mails, etc.

5. LIMPIA TUS ARCHIVOS

Antes de pensar en gastar en la compra de más archiveros, folders, etc. Tómate el tiempo para liberar espacio y tirar todos los papeles que ya no necesitas.
 
6. USA UN CALENDARIO

El mayor error de la gente que utiliza calendarios para planear, es tener uno personal, otro para la oficina, y otro para la familia. Lo mejor es tener un solo calendario para todo. Esto te ayudará a evitar conflictos de agenda. Recuerda que “el hombre que utiliza dos relojes, nunca sabe la hora correcta”
 
7. HAZ TUS LLAMADAS TELEFÓNICAS MÁS PRODUCTIVAS
Planea las llamadas telefónicas (a doctores, plomeros, clientes) lo más que te sea posible. Ten todos los materiales necesarios frente a ti. Escribe las preguntas clave antes de llamar. Dí: “tengo sólo 5 minutos para hablar” , delinea tus llamadas. Di, “Quiero discutir dos posibles soluciones al problema...”.

8. UTILIZA CARPETAS PARA TUS PROYECTOS

No gastes tiempo buscando papeles. Procura organizar todos los papeles relativos a cierto proyecto juntos, en una sola carpeta.

9. DELEGA

Tú no puedes hacerlo todo. Delega en la oficina y en la casa. Utiliza un sistema de delegación efectiva: capacita, confía, da seguimiento y evalúa.
 
10. NO RELLENES LOS ARCHIVEROS

No hay nada peor que tener los archiveros tan llenos que casi no cabe un papel más. Deja suficiente espacio en los archiveros para que no gastes toda tu energía en sacar o meter un papel.
 
11. ESTABLECE FECHAS LÍMITE FALSAS

Si tienes una fecha límite al final del mes, registra el día límite cuatro días antes. Así eliminarás el trabajo de ultimo momento porque te estás dando un tiempo extra antes de que debas entregar tu trabajo.

12. UTILIZA TIMERS Y ALARMAS

Destina tiempo para las actividades diarias, desde el trabajo en proyectos o hacer las cosas de la casa. Pon alarmas para recordarte el tiempo destinado a un trabajo, y deja de hacerlo cuando suene la alarma. Así, podrás estar dentro de los tiempos establecidos en tu agenda.
 
13. HAZ UN BUEN USO DEL ESPACIO

Ten estanterías para libros de referencia y manuals. Agrega espacio en tu escritorio, poniendo muebles de oficina que te sirvan para el archivado de papeles.
 
14. UTILIZA AL MÁXIMO EL TIEMPO MUERTO

Lleva cosas para leer mientras esperas para citas. También hay audiocassettes educacionales o motivacionales que puedes escuchar mientras conduces al trabajo.

15. AGILIZA LA LLEVADA DE LOS NIÑOS A LA ESCUELA

El truco es no dejar ninguna toma de decisiones para la mañana. Ayuda a tus hijos a escoger la ropa, y que decidan que quieren desayunar y determinen lo que necesitan para la escuela desde la noche anterior.

16. ESTABLECE TIEMPOS LÍMITE

Si tienes que trabajar hasta tarde, o durante el fin de semana, establece límites para tí mismo. Ya sea que quieras trabajar por dos o cuatro horas, deja de trabajar al final de ese tiempo y disfruta el resto de la tarde o del fin de semana, en algo que te guste realizar.
 
17. ELIMINA LOS BOMBERAZOS
Los bomberazos son siempre causados por la desorganización. Elimina la desorganización y desaparecerán los bomberazos.

18. DETERMINA EL MEJOR TIEMPO PARA HACER LAS TAREAS DIFÍCILES
Usa el tiempo más productivo que tengas para hacer el trabajo que te cueste más esfuerzo. ¿en la mañana? ¿en la tarde? ¿en la noche? Ataca el trabajo más difícil durante tus horas con mayor energía.

19. UTILIZA LISTAS DE COSAS POR HACER
Toma el control de tu tiempo. Enlista todas las tareas que tengas pendientes en una Lista Maestra. Entonces escoge cuatro tareas al día de tu Lista Maestra, para que la pongas en tu Lista de Cosas por Hacer Hoy. Cada día, trata de hacer las cosas puestas en tu lista.

20. ESTABLECE TIEMPOS LÍMITE.
Establecer tiempos límite te hace que trabajes hacia esa fecha. Establece un tiempo y hora definitivos. Decir “cuando tenga oportunidad” o “en algún tiempo en un futuro cercano” es insuficiente.

21. DEFINE CATEGORÍAS PARA TUS ARCHIVOS
Primero, decide categorías amplias de acuerdo a los materiales particulares de tu trabajo en la oficina. Entonces, archiva alfabética o cronológicamente dentro de esas categorías.

22. PLANEA TUS COMIDAS
Planea tus comidas antes de escribir tu lista de compras. Así ahorrarás tiempo y sabrás lo que necesitas.

Las comidas deberán ser:

23. MANTEN JUNTAS TUS FACTURAS

Puedes tener un sobre en tu bolso o cartera para guardar los recibos que necesitarás después para el pago de impuestos. Cuando regreses a la oficina, pon esos recibos en sobres pre-designados (comidas, gasolina, rentas, etc) y manten los sobres en un archivo especialmente designado a ello.

24. ELIMINA EL SOFTWARE QUE NO NECESITAS

Dona o tira a la basura los disquetes viejos, CD’s, manuales de computadora que son para programas que ya no utilizas y que nunca más utilizarás.

25. CREA PARA TI UNA AREA DE TRABAJO AGRADABLE

Crea una agradable, placentera y bien equipada área de trabajo. Si es un rincón, un sótano o una oficina grande, tu área de trabajo debe conducirte a la ejecución de tu trabajo diario. Si contiene todos los accesorios y equipo necesario al alcance de tu mano, ahorrarás tiempo y trabajarás más rápido.

 

Publicado en getorginized.com, traducción voluntaria de Roxana Alanís Villalón